劳动合规系列文章之“劳动用工制度的构建”
2021-06-20 09:58
《劳动合同法》第4条第1款规定，用人单位应当依法建立和完善劳动规章制度，保障劳动者享有劳动权利、履行劳动义务。《劳动合同法》赋予了用人单位制定劳动规章制度的自主权，因此企业通过制定规章制度可以把自己的意志贯彻到规章制度中。如何制定一部合法、合理有效的规章制度，通过规章制度对员工进行管理，就成了很多用人单位迫切需要解决的问题。
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一、劳动用工制度的主要内容
《劳动合同法》第四条第二款规定：“用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。”一般来说，企业劳动规章制度主要包括以下内容：
1. 企业规章制度前言；
2. 企业简介；
3. 企业规章制度总则；
4. 员工行为规范；
5. 入职制度；
6. 试用期管理制度；
7. 考勤制度；
8. 休假制度；
9. 加班制度；
10. 福利制度；
11. 培训制度；
12. 绩效考核制度；
13. 保密制度；
14. 奖励制度。
上述制度中，出现纠纷最多的是休假制度。笔者认为，关于休假制度的制定，应当从以下7点做出详细规定：
1. 休假的种类，即用人单位应当根据法律和本单位的条件规定本单位职工享受哪些休假。
2. 休假应当具备的条件。
3. 请假的手续。
4. 休假的方式。有些假期由于法律有明确的规定，用人单位不能另行安排其他方式休假，如法定节假日。但有些休假由于法律并没有明确的规定，用人单位有自主安排权，用人单位有权根据本单位的情况作出规定，如带薪年假，用人单位可以规定分次休，也可以规定一次性休完。
5. 休假的限制。对于有些假期，必须明确规定在多长时间内休完。例如婚假，必须规定员工在领结婚证后的多长时间内休假完毕等。
6. 假期未用的处理。既然员工有权享受假期，就存在有些情况下劳动者没有休假的情况，对于这种情况，用人单位必须做出明确的规定。
7. 假期期间的待遇。对于法律有明确规定的休假期间的待遇，用人单位不需要做出规定，及时作出规定，如果与法律法规规定不一致的也无效。但对于法律规定不明确或者允许用人单位在一定范围内有自主权的，用人单位应当作出明确规定。
8. 违反休假制度的处罚。对于员工违反单位的休假制度，用人单位如何处罚应当作出规定。
9. 当然，在企业用工规章制度中，前述内容属于常见的规章制度，还有其他一些制度，如出差管理制度、会议制度、借款报销制度、安全保卫制度等。每个公司可根据本公司的实际情况制定。
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二、劳动用工规章制度制定程序
1.企业规章制度的生效要件
《劳动法》《劳动合同法》等相关法律法规规定了企业负有应当建立规章制度的义务，同时也对如何制定用工规章制度做出了限制性规定，包括制定程序和制定内容等方面。
首先，企业用工规章制度是企业规章制度的组成部分，是内部中企业经营的最高依据，因此，用工规章制度的制定应当由企业的权利机构，即股东会和职工代表大会或全体职工进行联合制定。当然，在实践中要求企业制定每一条用工规章时都要求企业与职代会或全体职工进行协商确定也不具有现实性。因此，在制定过程中，可以由企业人力资源部门会同法务部门起草初稿，然后提交股东会表决，并与职代会或全体职工进行协商确定终稿，以企业股东会或企业名义发布。
其次，《劳动法》《劳动合同法》等相关法律法规对企业用工规章制度制定的程序也做出了严格的规定。《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律问题的解释（一）》第50条规定，通过民主程序制定的规章制度，不违反国家法律、行政法规及政策规定，并已向劳动者公示的，可以作为人民法院审理劳动争议案件的依据。《劳动合同法》第4条规定，用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。根据前述规定，企业在制定囊括劳动报酬、工作时间、休息休假等内容的用工规章时，首先应当与职工代表大会或全体职工讨论，征求员工的意见。其次，对于经征求员工意见修改、补充好的用工制度应当经与职代会或职工代表大会协商后共同确定终稿，并由职代会代表或全体职工签字确认，保存相关签字的材料。同时，因企业发展与员工成长的需要，规章制度内容的合理性也不是一成不变的，企业应当在后续经营过程中多听取劳动者的意见或建议，对于已生效的用工规章制度及时修订和完善，以适应企业的发展需求。
再次，企业用工规章制度的内容应当符合法律法规的规定，不得与法律的强制性规定相冲突。根据《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律问题的解释（一）》第50条规定，用人单位制定的内部规章制度与集体合同或者劳动合同约定的内容不一致，劳动者请求优先适用合同约定的，人民法院应予支持。相比企业规章制度，集体合同具有完全的优先性。因此，企业用工制度应当与集体合同保持一致性。规章制度应当具有合理性，不能超出正常人的生理条件。如要求员工连续高集中注意力、高强度完成八小时的工作任务，这种规定本身不具有现实性，可能会在司法实践中被裁判机构不予认可。另外，用工规章制度应当符合民法中的“公序良俗”。“公序良俗”贯穿我国社会主义法律体系的各个部门当中，是法律法规和企业规章制度制定的基本原则之一。因此，企业用工规章制度的制定也应当符合“公序良俗”的要求，不能在规章制度中规定如“员工必须穿内裤上班”、“必须参加企业组织的成人社交活动”等内容。
最后，制定好的用工规章制度应当向全体员工进行公示。《劳动合同法》第4条第4款规定：“用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示，或者告知劳动者。未经公示的企业规章制度，对职工不具有约束力。”“不知者无罪”已经成为劳动争议案件中认定规章制度效力的基准之一。因此，企业在用工前应当让员工充分了解企业的用工规章制度，并保存员工已充分了解的文件材料。如向员工发放用工手册并让员工签字确认、举行用工规章制度考试、在员工入职时将用工制度内容作为劳动合同附件，并让员工签署“本人以充分了解公司用工制度”等字样。公示方法一般采用以下方法：
①公司网站公布；
②电子邮件通知：向员工发送电子邮件，通知员工阅读规章制度并回复确认；
③公告栏张贴；
④员工手册发放，并且让员工签字确认；
⑤规章制度培训；
⑥规章制度考试；
⑦规章制度传阅；
⑧作为劳动合同的附件，在劳动者与用人单位签订劳动合同时，让劳动者签字确认。
2. 用工制度制定程序
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三、劳动制定规章制度中应该注意的问题
企业规章制度是企业合法、合规经营发展的基础，但同时规章制度也是一把双刃剑，其制定的合法性、执行的严格程序决定着公司健康与衰败。关于规章制度的制定，律师建议如下：
1、用工规章制度应当由了解企业本身用工情况的人力资源部门会同用工风控经历丰富的法务部门起草，条件允许的情况下，最好聘请劳动法律专业的律师来制定，从规章制度的内容、制定程序等方面保证其法律效益。
2、企业用工制度应当符合企业本身的条件和特色，切不可照搬照抄其他企业的用工制度。保证规章制度对企业发展起促进作用，而非限制作用。
3、因近些年企业高管层面用工争议频繁发生，但是对于规章制度是否适用于这些高管无明确依据而导致企业败诉情况时有发生。因此，规章制度中一定要明确其适用范围，即对哪些岗位、哪类员工有约束力。
---作者简介---
张小虎/律师
业务领域 企业合规与反腐败、诉讼与仲裁、生命科学与医疗保健、投资并购和公司治理返回搜狐，查看更多
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