一、不加分析地将上级来文作为范文。有时，领导机关的公文也会出现不规范的情况。但有些基层单位的文秘人员往往认为上级领导机关水平高，所制发的文件都不会有问题，即使发现与公文处理办法有出入的地方，也认为上级那样做总是有道理的，于是上行下效“谬种流传”，造成不规范的公文增多。所以，文秘人员在处理公文时，不能简单地把上级公文当做范文，而应严格按照《国家行政机关公文处理办法》及有关规范的要求制发公文。不仅格式上应该这样，在内容和结构上，也应根据实际需要认真组织和设计，而不能盲目地照抄照搬。当然，上级机关更应重视公文的规范化，避免对下级机关产生误导。
二、将被批转、转发、印发的文件当成附件。被批转、转发、印发的文件是整个文件的中心内容，是主件的有机组成部分，不能视为附件。因此，正文之后、发文机关印章和成文日期之前不应标注被批转、转发、印发的文件名称和顺序。被批转、转发、印发的文件应放在成文日期之后，文尾部分之前。
三、将标题简单地切分后当主题词标注。主题词的主要作用是反映公文的类别主题和表现形式，为检索提供方便，由类别词(范畴)+类属词(内容)+文种(文件形式)组成，其中类别词反映文件内容所涉及的范围和应归属的类别，一般情况下不会在公文标题中直接出现。所以，标引主题词不能简单地切分标题，而应根据公文的内容进行分析，弄清公文的类别、主题和表现形式后，再从《公文主题词表》中选择适当的词进行标引。需要强调的是，公文的主题词必须是公文主题词表中的词汇，不能根据个人理解随意编造，否则，标出的主题词没有检索、分类的意义。
四、以领导人签发代替办公室核稿。有些单位职能部门的办事人员不遵守办文程序，越过办公室直接将文件呈送领导签发，并以领导已签发为由拒绝办公室核稿。《国家机关公文处理办法》明确规定，“公文送领导人签发之前，应当由办公厅(室)进行审核”。公文核稿的基本任务就是保证公文质量，即使领导已经签发，最后也应该由办公室进行文字和格式把关。
五、发往国外的函件用外文。汉语是联合国使用的6种语言之一，为世界通用语言，我们在国际交往中应理直气壮地使用汉语。使用汉语不仅符合国际惯例，同时也体现对我国主权和文化的尊重。
六、发往港澳台的函件用繁体汉字。国际上以简化汉字为汉语的标准用字，尽管港澳台地区仍使用繁体字，但根据《出版物汉字使用管理规定》，“向台湾、香港、澳门地区及海外发行的报纸、期刊、图书、音像制品等出版物，可以使用简化字的一律使用简化字”。所以我们没有必要在发往港澳台的函件中使用繁体字。
七、用计算机起草公文时仅将定稿归档。随着办公自动化程度的提高，许多文秘人员直接用计算机起草文稿，每次修改也直接在计算机上进行，最后打印归档的是定稿。由于定稿无法体现修改过程，一旦文稿出了问题，难以分清责任。同时，由于修改过程被简化掉了，无法反映公文的处理和运转情况，档案的借鉴作用也将大大降低。正确的做法是：把草稿、历次修改稿和定稿都予以保留，一并归档。
八、用传真件代替正式文件发文或归档。传真件不能完全代替正式公文。对于重要的公文，虽然紧急情况下可用传真发文，但发出传真件后一定要补寄正式公文。另外，由于传真纸张材料的特殊性，保存不久字迹就会褪尽。所以，不能用传真件直接归档，最好用正式文件归档，如没有正式文件，应先将传直件复印后，用复印件归档。(办公厅秘书处)
