企业承租写字楼的常见条款要点（一）
2019-05-21 18:07
企业为了经营需要，承租写字楼作为办公场所既是法律法规的规定，也是经营所需的要求。而过往的写字楼租赁合同多较为简单，双方关心的焦点往往集中在租金标准、支付方式、保证金、租期、免租期等常规条款上。但随着港资、外资等企业的要求，市场上对租赁合同的内容也日益繁杂，高档写字楼的租赁合同少则三四十页，多则六七十页，合同内容也越来越精细，从房屋使用标准、装修、返还、违约责任等锁定双方的权利义务。本文则将从写字楼租赁合同的常规条款入手，对企业承租写字楼的重要条款进行分析、提示风险。
一
主体条款
1.
出租方签约主体
通常意义上，出租方应当为房屋的权利人（开发商或产权人），由权利人作为出租方的，不存在较大法律风险可言。但在实践中较多写字楼的出租方主体并非权利人本身，而是通过承租人对外转租或者由专业的经营管理公司受托经营管理的方式签订合同。在签订正式的租赁合同时，承租方应当要求出租方明确签订租赁合同的具体身份，若为转租或委托经营关系，则还应当进一步明确该等主体取得的出租权限、出租范围、出租期限等相关出租授权的外延，否则可能影响合同的履行。
2.
承租方的签约主体
签订租赁的合同的承租方主体较为单一。通常情况下出租方会要求承租方仅以公司本身或经营品牌公司的身份签订租赁合同，这样可以有效保障承租方在整个租赁合同期间顺利履行租赁合同。
需要指出的是，正因出租方有这样要求的存在，在操作中不少项目会存在换签合同的要求，即出租方先与承租方的品牌总公司签订租赁合同，之后凭借该份已经签订的租赁合同由承租方向相关政府部门申请办理相应的经营审批手续，待该等审批手续办理完成后，再由在该租赁房屋为注册地址的项目公司作为新的承租方换签新的租赁合同。本文需要提请注意的是，双方在租赁合同中应当明确约定该等换签手续，并互相配合办理该等手续。
笔者在此强调的是，某些地标性写字楼会特别要求承租人的业态和品牌（如上海地区很多写字楼已经拒绝P2P业态的进驻），此外若是分公司、子公司的，还会要求总公司或母公司对该租赁合同的承租人承担履约的连带保证。而在操作中，应当先由总公司或母公司签订租赁合同，承租方应为该租赁房屋注册设立的项目公司。但出租方考虑到履约能力和项目公司主体的资信状况，可能会要求该等总公司或母公司对该租赁合同的履约进行担保，以保证合同履行过程中的履行能力及可执行性。
二
租金及公共事业费条款
1.
租金条款
在租金的条款中，通常会采用单价方式表述租金价格，单价的单位为每天、每平方米多少价格，如10元/天.平方米。而在操作中，通常在合同条款中同样会体现租金的单价金额，但为了方便承租方定期支付租金，合同条款中也会就每月（或每季度）的租金金额进行载明。除了租金的具体金额外，租金条款中还应当约定支付方式。出租方为了避免租金损失，一般租金缴纳的方式为“先付后用”，即承租方定期缴纳下一期的租金。租金以多久作为一个支付单位，取决于出租方对现金流的要求以及承租方的支付能力，通常情况下以每一个月或每三个月（每一个季度）支付一次租金的情形较多。
在租赁合同中，常见的有三种租金金额的计算方式，分别为固定租金、提成租金和混合租金。其中，在操作中最简单的方式为“固定租金”，即无论承租人经营成果如何，出租方均收取固定价格的租金；而“提成租金”是指租金金额的标准根据承租人经营成果进行收取（如双方约定租金金额为前一经营期间经营收益的5%），提成租金的具体金额根据承租人经营成果予以变动和调整。出租方还可能要求收取“混合租金”，即采用固定租金和提成租金两种计费方式，但取两种方式中较高的作为当期的租金标准。在操作中，若采用提成租金或混合租金方式的，出租方会通过安装财务监控系统、定期视察或审计的方式就提成租金或混合租金的计费（即承租方的经营收益）基础进行审核。若承租方存在隐瞒收益等不诚信行为的，则视为承租方违约，应当承担相应的违约责任。
另外，一般来说租赁合同中会有对于延期支付租金的条款，此条款的设立一般是出于维护出租人租金利益的目的。站在承租人的角度来看，需要关注的是违约金的设定是否畸高，例如拖欠租金的利息标准是否超过了民间借贷司法解释关于借贷年利率的标准；租赁合同中未约定的，按照拖欠租金的日万分之四的标准来计算。
2.
公共事业费条款
公共事业费，是指在租赁关系内承租方应当支付的水、电、煤气、通讯、网络等费用。在操作中通常会就每个房屋设立单独的记表，并根据度数收取金额。但笔者在工作中也遇到不少项目是采用统一的记表，并最终根据面积进行分摊结算。这种方式虽然从实质上看可能会造成一定程度的不公平，但本文认为只要双方在合同中明确约定了计费标准和方式的，应当认定为有效。此外，与物业管理费不同，通常出租方无法向承租方开具公共事业费的发票，承租人因此会存在税务上的损失，这一点双方也应当在签订合同时予以明确。
三
保证金条款
1.
保证金的金额及支付方式
一般保证金可以由一定期限的租金、物业管理费、推广费等费用的总和组成，如双方可以在租赁合同中约定保证金金额为三个月租金、物业管理费、推广费的总额。而考虑到出租方的现金流要求以及承租方的履约保证之要求，出租方通常会要求承租方在签订合同时缴纳保证金以及第一期租金。需要特别注明的是，实际上在签订租赁合同时双方可能还有很长一段时间才会交付房屋开启租赁期限，但承租方对前述费用的支付可以起到履约担保的作用。
2.
抵扣和没收保证金的约定
从性质上来说，保证金是承租方的履约担保，在承租方发生违约行为的情况下出租方有权抵扣或没收保证金。一般合同中会约定在承租方未根据合同约定支付租金等相应费用的情况下，出租方可以根据实际需要抵扣应付未付的费用。若出租方采用抵扣的，承租方应当会收到出租方的明确告知，若出租方未进行相应的告知，承租人有权对此提出异议。另外，动用保证金进行抵扣是否属于出租方的必然义务，应当结合合同条款进行确认，笔者见过不少合同条款约定出租方并非必然抵扣，而是有权抵扣，承租人需注意此类条款，避免在不确定抵扣的情况下未经告知就抵扣了保证金。
此外，抵扣保证金之后随之而来的问题就是对保证金的及时补足。若保证金金额不足的，承租方应当在一定期限内补足，否则则构成违约。而需要特别强调的是，除了出租方行使抵扣权之外，若租金、物业管理费或其他费用进行调整的，承租方也应当及时补足，如在租赁期限较长的租赁合同中，双方可能会对租金的标准根据时间的推移进行调整，此外出租方也可能有权根据市场情况对物业管理费的标准进行调整，在这种情况下承租方是否应当根据当期的费用标准补足保证金，同样应当在合同中明确约定。
3.
保证金的返还
保证金的返还条款可能会在实践中容易被忽略。承租人有权要求出租方在租赁合同到期之后返还相应的保证金，但是需要注意如下问题：承租人在租赁期间是否存在违约情形，或该租赁合同是否是违约接触；承租人在租赁期限内的经营行为是否存在潜在的法律风险，如大量出售预付卡给消费者，在搬离租赁房屋后是否妥善地处理了这些预付卡等。当这些问题发生时，出租人很可能以对其乃至整个写字楼项目造成了经营风险为由，拒绝返还保证金。因此，在保证金返还的条款中，承租人应当注意房屋的返还、室内物品的清空、装修是否复原、工商登记如何注销或迁出、经营期间的潜在风险如何处理等相关事宜，避免自身因上述原因导致保证金的损失。
四
物业服务条款
1.
物业管理费收取主体
物业管理费是指出租方或物业管理方提供物业管理服务而支付的费用。与住宅房屋的物业管理不同，在写字楼的租赁中承租方可能并未直接与物业管理公司签订物业服务协议，而是由出租方作为物业服务协议的缔约以及缴纳物业管理费的主体，承租方则应当定期向出租方缴纳物业管理费。但不可否认，也有一些写字楼是以专门物业管理公司另行签订物业服务合同的方式处理的，那在这种情况下，应当由物业管理公司收取服务费用。
2.
物业管理资质取消
2018年2月12日住房城乡建设部第37次部常务会议审议通过决定，明确规定取消对物业服务企业的资质要求，相较于《物业管理企业资质管理办法》第三条对于物业管理企业一、二、三级资质等级的划分，取消物业服务企业资质核定降低了成立物业管理公司的门槛，所有取得相应工商营业执照的企业都可以进入物业服务市场承接物业项目，市场门槛相对降低。这也意味着承租人需更加关注物业管理企业的综合水平能力，如其提供的物业服务是否合格，是否符合相应的考核办法，收取的物业服务费标准是否经过物价管理部门备案等。
3.
物业费的发票或收据
由于出租方通常为产权人或经营管理公司，在收取物业管理费用之后承租人收到的发票抬头是出租房还是物业管理公司，是否符合合同中开具发票或收据的处理方式。此外，需要强调的是，若在具体操作中由承租方与具体的物业管理公司签订物业服务协议的，可能存在二次违约，出租方可能将承租方就物业服务协议与租赁协议的履行义务和违约责任与租赁合同中的相关条款进行捆绑和联动，即承租方若违反物业服务协议义务的，同样可以视为违反租赁合同，从而导致二次违约。
4.
物业费的调整
由于写字楼的租赁期限较长，不少出租方会在租赁合同中约定出租方有权根据市场物价因素自行调整物业管理费用标准。承租人需要注意的是，出租方就物业费的调整是否合理。如调整周期较短，或物价调整较小、或对物业管理费的调整幅度也较大的，则对于该调整行为，承租人有权向法院提出异议，认为该调整不合理。
五
房屋使用条款
1.
合法使用房屋
房屋的用途是否符合法律法规、土地用途的规定系合同双方均应当重视的内容。对于承租方而言，应注意租赁房屋的用途是否符合合同约定，是否符合该土地的用途。若承租人对于租赁房屋需于其他用途，应注意是否存在可能违法、违约的风险，合同中对于该风险和责任约定由哪一方来承担。
2.
承租人公司和品牌
在商业租赁合同中房屋用途条款并非简单地根据土地用途或者房屋规划进行限制，当然这是租赁用途的基础。但在这之外，出租方还应当根据运营管理的具体情况要求在租赁合同中对承租人公司具体经营的业态以及具体品牌进行约定，若承租人在合同存续期间变换经营业态或品牌的，即视为违约。如此约定既能保证整个项目的业态设计统一。
3.
合法经营、办理证照
除了上文中对于业态和品牌的要求外，在租赁关系存续期间，承租品牌应当办理证照、合法经营。考虑到在实际操作中不少办公用途的房屋其注册地址并不必然有登记在承租房屋内的需求。但在某些特殊行业中办，在实际经营地办理证照合法经营的要求就显得较为重要，原因在于若为异地经营，可能构成违法，如食品、医药等行业。除了最基本的营业执照之外，还需要其他相关许可证照。虽然根据业态不同可能会有不同的行政审批手续，但原则上未通过该等审批手续的，均不得正式经营。
有鉴于以上，在租赁合同中，双方应当对所需经营的证照办理义务进行约定。实践中绝大部分操作方式会将办理证照的义务约定由承租人承担，出租方则应当承担配合证照办理的义务（即便合同没有约定，也应当根据合同法的规定认定配合办理证照系属于出租方的合同附随义务）。若遇到特殊情形，由出租方办理相应证照的，则双方应当在合同中明确约定，否则可能造成承租方无证经营的情形。
由于篇幅所限，本文仅为前半部分内容，后续文章将介绍写字楼租赁合同中的：产权完整性、租赁期限、免租期、续租、房屋使用的障碍、装修条款、交付条款和标准以及违约责任等内容。返回搜狐，查看更多
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